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2018年1月24日 (水)

ワイガヤ会議・バズ会議はうまくいくか?

会議の工夫ということでは、小さな会議・短い会議を頻繁にやるという会社もあります。会議とは呼ばずにミーティングとか、セッションと名付けているところも。

 

そういう工夫をされても、会議の目的とか目標を定めていなければ、結局中身のないもので終わってしまい、時間の無駄になってしまうことは言うまでもありません。

 

そのほかにリーダーシップが未熟あるいはリーダー不在で、せっかくの場が単なる井戸端会議になってしまって、結論に至らないこともあるでしょう。

 

そこで反省がなされて、「会議の活性化」対策なるものが協議されたり、中には「会議活性プロジェクト」なるものを創出した会社がありましたが、これなどは本末転倒、笑止千万といったところでしょうか。

 

脳力開発セミナーではバズセッションという手法を紹介しています。いわゆるブレーンストーミングのやり方を取り入れて、より発言が頻繁に出るようにいくつかのルールを設けたものです。

 

これを早速自社の会議・ミーティングに採用された会社がありました。この会社でも従来は月次の会議がいくつもあり、しかもそれぞれが半日以上の長時間会議でした。

 

脳力開発でやっているバズセッションは基本が2時間まで、その範囲でまとめや結論に至ることをめざしています。その会社では2時間、および3時間(90分ハーフ制)とされました。

 

また、わいわいガヤガヤやるというわけで、これも何かの本から情報を得られたようですが、「ワイガヤ会議」と名付けてスタートされました。Photo_2

 

この会社の取り組み、さてどうなったと思われますか。

 

結論から言いますと、半ば失敗、半ば成功でした。

 

失敗というのは、1つは相変わらず会議の性格として報告事項が多く、報告時間を制限したものの資料の多さを集約しきれなかったこと。報告が主体になってしまう弊害はなくならず、結論が出ない傾向が続きました。

 

そして、わいわいガヤガヤはいいのですが、いつしか「声の大きい」意見が通ることが多くなり、とくに社長や社長に近い幹部が出席すると、どうしてもそちらの報告や発言に流されがちになりました。

 

そういった傾向をコントロールできるリーダー(ファシリテーター)の不在、このネックが克服できなかったことも大きな要因でした。

 

そのために会議の趣旨とは異なる情報の話が飛び出し、そちらに流されてしまうこともあったようです。あるいは、逆に社長や幹部不在の際には、不満の吐き出し的な意見が多くなることもあったそうです。

 

要は、会議時間ややり方のせいだけではないのです。もっと大事なことが欠落していたか、あるいは弱かったことにうまくいかない要因がありました。

 

脳力開発では、バズセッションの目的と着地点=何をするかという具体的目標=を、あらかじめきちんと伝えておきます。企業内の会議でも、最低限それだけはやらなくてはいけません。

 

それさえ示し、時間配分も決めておけば、「会議は踊る」状態あるいは「小田原評定」などにはなりません。ワイガヤ会議は発想の展開や自由発言など、プラスの要素も多いのです。(写真は小田原評定ゆかりの北条氏繁栄の礎を作った北条早雲の像)

 

それを活かしていくための最低限の要素を、明確にして望んでいただきたいものです。

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