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年賀はがきのあと始末はどうする?

新年もあっという間に1か月が過ぎ去り、もう2月が始まって4日目、立春という季節の節目になりました。寒さはこれからも繰り返されるようですが、気に掛かるのは花粉ですね。

 

私もここ数年いくらか花粉症気味ですので、花粉のピーク時には点鼻薬などを使いますが、できるだけ頻繁にならぬよう気を付けています。新潟は杉の木も多く大変です、3月頃から始まるのでしょうね。

 

2月と言えば確定申告の季節、今年も16日から受付が始まります。私は事業部分の青色申告がありますので、それと合わせて毎年受付の前に提出しています。

 

今年も自社の内部決算書類・帳票類は1月中に完了させて、2月に入ると同時に申告書作成に取り掛かりました。それも清書が終わり、添付書類も揃えて、来週早々には提出する予定です。

 

その他に恒例の仕事と言えば、いただいた年賀状や寒中見舞い、喪中はがきなどの整理です。転居された方、会社を移転あるいは転職された方もいらっしゃいます。電話番号やメールアドレスの追加や変更もあります。残念ながら亡くなられた方も。

 

そういった情報をチェックし、「住所録」を最新のものにリニューアルするわけです。この住T_mt_df 所録は、セミナーの案内や会社のお知らせ等をお送りする元データになります。

 

データのチェック、変更(追加)に使うのはもちろん「マイツール(MT)」というデータベースソフトです。MTをふだん活用されている方でも、余り馴染みのないのが「DF(Display by Format)」というコマンドですが、これが非常に便利です。

 

作業手順は、DFドン(ドンはEnterです)、JSB(=住所録のデータファイル名)ドン、そしてもう1回ドンで、写真のような画面になり、例えば山田さんのデータを検索する際には、氏名の欄に「山田*」と入力し、上の[F3検索]をクリックするだけで元データが読み込めます。

 

これをデータ修正し、最後に[F6変更]をクリックするだけでOKなのです。簡単でしょう。

 

さて、終わった年賀状はどうしましょうか。基本は「捨てる」です。でも、半年くらいは保管しておきます。中には、PDFにして保存されている方も知っていますが、そこまではやったことがありません。

 

ハガキの連続スキャニングも可能なスキャナーですので、やろうと思えばできますが。皆さんはどうされていますか?

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