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法定保存文書の保管スペースを小さく

引越後の断捨離、片付けの話もそろそろ最終局面にしなければなりません。衣類については先日のブログでも書いた通り、最終は書庫の書籍や文書類です。

とりわけ、経理関係の文書・帳票類は法定保存年限がありますので、原則としてその年数の間は保管しておかねばなりません。個人事業としてのスタートが2008年でしたので、現在は8年分の分量です。

Photo 申告書は事業の最後まで保管しておくこととして、財務三表に総勘定元帳や補助簿は10年、現金出納帳や仕訳帳、領収書や預金通帳、請求書類などは7年保存です。作成が翌年1月として、そこから7年後の3月末くらいまでは保管しておかねばならないそうです。

ということで、2008年度の内7年保存のものは処分しても良さそうですので、落ち着いたらやることにします。保存ファイルにはすべて「年限」を書き込んでおきましたので、それを過ぎたら廃棄するようにしておきます。

電子帳簿も認められていますが、私のところの帳簿ももちろん、スタートの時から電子データとなっています。ですから、本来印刷データを保管しておく必要はほとんどないのですが、それがかなりの分量で書庫の面積を専有しています。

そこで、独自の保存ルールを作ろうと思っています。7年保存のものについては、領収書・文書綴りはそのままとして、2年先までに電子化(PDF)を併用し、実物は3年間くらいの保存にとどめる。その他も印刷データは3年間だけファイルにする。10年保存のものについても5年間の印刷データ保存、電子データは期限無しで保管。

こうすれば、現在の半分以下のスペースに落ち着くはずです。早速、データを年毎にCDに書き込むことにしますか。

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